Organisation du vote : le calendrier de vote

Les élections sont réglementées par des lois, des chartes ou des règlements électoraux. Le déroulement du vote du conseil d’entreprise est par exemple réglementé par la loi. Afin de toujours avoir un aperçu de l’agenda de votre vote, il est nécessaire de mettre en place un calendrier de vote dans lequel toutes les échéances et délais de votre vote seront inscrits.

Préparer un calendrier de vote

La période de vote

Avant la création du calendrier de vote, il faudrait d’abord réfléchir à sa structure, car elle dépend de la période de vote.

Seulement un jour de vote : Lorsque le vote ne se déroule qu’en un seul jour, vous devez aussi pouvoir mettre à disposition les locaux pour ce jour, ce qui va diminuer l’effort humain. Il faut s’attendre malheureusement à une participation faible au vote.
Plusieurs jours pour le vote : que le vote en ligne dure sur une période de temps de quelques jours signifie qu’il faudrait prévoir un plus effort d’organisation, mais avec à la clé une participation aussi en hausse.

Faire une liste des facteurs temporels

Avez-vous pris une décision pour la durée de la période de vote ? vous devez aussi identifier tous les facteurs temporels qui peuvent influencer le vote. Quelques exemples :

• Les délais fixés dans le règlement électoral : par exemple les délais à respecter pour les informations de vote ;
• Les périodes de vacance, de fête ou fériés ;
• Les rapports de rédaction (par exemple pour les journaux des associations) ;
• Les temps pour le travail d’impression (par exemple pour l’impression des brochures d’information).

Une liste des participants

Enfin, vous devez encore noter qui devra, à part le responsable du vote, avoir accès au calendrier pour la planification de vote. Lequel des membres du comité ou conseil électoral sont dépendants des délais fixés dans leur travail ? Ceci a aussi une influence sur la forme du calendrier pour lequel vous vous décidez.

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Mise en place d’un calendrier de vote : le contenu

Le calendrier du vote comprend toutes les importantes échéances de votre vote de manière synthétique. Subdivisez votre planification de vote en quelques phases qui prennent fin avec des étapes majeures. Planifiez généreusement les périodes nécessaires avec une zone tampon. En créant votre calendrier électoral, veuillez commencer de préférence avec le jour du vote.

La période de vote: Le jour ou la période de vote avec des heures concrètes.

Les rapports de rédaction ou les dates limites pour les documents imprimés
A cause de l’importance du marketing du vote pour la motivation de vos électeurs admissibles, vous devriez vraiment noter toutes les échéances pour l’impression des documents. Vous devriez aussi ajouter une zone tampon au cas où se produirait un imprévu (par exemple une faute d’impression ou une incompréhension).

Délais pour les informations ou notifications de vote
La charte ou le règlement de vote donne des indications sur quand est-ce que les électeurs admissibles devraient être informés sur les prochaines élections. A partir de là, vous pourrez fixer les dates ou encore le début de votre vote en faisant un calcul à reculons. Veuillez définir, à ce niveau, quels documents font partie de l’information de vote et fixer la date limite pour l’impression.

 

La communication avec les électeurs est du marketing

Les gens ont tendance à oublier le vote, car il n’est pas un évènement festif. Il est difficile de changer ce fait, mais on peut le prévoir en donnant aux électeurs admissibles des informations adéquates et consistantes et, en les rappelant et sensibilisant activement. Vous trouverez les mesures concrètes pour l’information des électeurs dans les astuces pour augmenter la participation au vote.

Inscrivez aussi les dates pour les notifications de vote, les informations des candidats et les rappels au vote dans le calendrier de vote. Vous conserverez ainsi constamment un aperçu sur toutes les mesures pour la planification et la réalisation de votre vote.