Gestire elezione: i costi

Riduca i costi organizzativi al minimo. Perché ciò avvenga dovrà individuare e quindi evitare tutti quegli errori o imprevisti che potrebbero comportare costi alti: ad esempio un errore grafico nella scheda elettorale potrebbe costringerLa a ristampare le schede e quindi a pagare nuovamente una cifra molto elevata. Scegliendo la scheda elettorale online eviterà questo tipo di imprevisto e qualsiasi errore legato al layout, al formato e alla stampa. Scopra i grandi vantaggi della votazione online e come creare una scheda elettorale digitale.

Pianificare i costi

Per capire a quanto ammonteranno i costi elettorali la prima cosa da fare è un bilancio delle spese a cui si andrà incontro. Questa analisi sarà costituita da diverse voci che indicano quanto si spenderà e per che cosa. Questa analisi può essere una semplice tabella excel, per le realtà più piccole, oppure un piano ben dettagliato diviso in diverse fasi dell'elezione. 

Quali voci considerare in un'analisi dei costi?

In generale nell'analisi dei costi devono essere elencati tutti gli elementi o le azioni necessarie per organizzare l'elezione: dal costo della carta, alla paga degli organizzatori ai costi delle chiamate. In questo modo potrà avere sott'occhio tutte le azioni e i materiali necessari per l'organizzazione dell'elezione. Gli elementi che dovrà assolutamente considerare sono: 

• Materiali pubblicitari ai fini delle operazioni di marketing, ad esempio adesivi, spille, penne e gadgets.
  • Costi di produzione (progetto grafico, realizzazione, stampa o produzione)
  • Costi di spedizione (imballaggio, spedizione)
• Costo delle persone che prendono parte all'organizzazione
• Costo dell'affitto o gestione degli spazi necessari per lo svolgimento dell'elezione (affitto, cabine elettorali, urne elettorali)
• Catering per i volontari, gli scrutatori e per eventuali riunioni
• Spese di viaggio per chi dovesse raggiungere la sede elettorale o la sede organizzativa

Fare un'analisi dei costi elettorali non è per niente difficile. Questa operazione Le tornerà utile anche per le future elezioni e Le permetterà di migliorare l'organizzazione stessa dell'elezione.

Considerare gli imprevisti

Se siete preparati ad ogni eventualità avrete la situazione sotto controllo. Pinifichi un budget nel caso in cui ci siano degli imprevisti e consideri  le seguenti ipotesi:

• Best-Case: a quanto ammonta il costo organizzativo dell'elezione senza imprevisti?
  Tutto procede come pianificato, non vi sono costi aggiuntivi.
• Worst-Case: a quanto ammonta il costo dell'elezione se tutto dovesse andare male e ci fossero molti imprevisiti?
  Ad esempio, le brochures devono essere ristampate perché ci sono degli errori, uno dei candidati si ritira ecc...

Pianificare i costi in questo modo, tenendo conto di eventuali imprevisti, permette di organizzare l'elezione al meglio e di definire i costi in modo preciso. In questo modo saprà a quanto ammonteranno i costi e sarà preparato di fronte ad ogni eveniente.

Consigli per ridurre i costi e risparmiare

Comparare i costi conviene!

Il punto di partenza per risparmiare è comparare! Dedichi quindi molto tempo alla ricerca e alla comparazione dei costi. Per esempio chieda un preventivo a tutte le copisterie in zona al fine di trovare quella più conveniente. 

Inviare emails invece che lettere conviene!

Inviando le informazioni agli aventi diritto al voto per email, invece che per lettera, risparmierà diversi costi legati alla stampa e all'invio delle informazioni per posta. Aiuterà inoltre l'ambiente risparmiando carta e inchiostro.

Scegliere il voto online

Un'alternativa molto economica al voto tradizionale (scheda elettorale) è il voto elettronico online. Con il voto online potrà risparmiare molto, abbattendo i costi legati alla stampa e all'invio delle schede elettorali. Risparmierà anche tempo: gli elettori potranno votare in un click. In questo modo potrà "prendere più piccioni con una fava". Offra ai Suoi elettori la possibilità di votare online ovunque essi si trovino.