Déroulement d’un vote lors d’une assemblée générale dans une coopérative
L’assemblée générale est l’organe suprême dans les coopératives de moins de 1 500 membres car elle est responsable de la prise de la plupart des décisions au sein de la coopérative. Sauf disposition contraire des statuts de la coopérative, chaque membre dispose d’une voix à l’assemblée générale. Bien que la loi sur les coopératives ne stipule aucune règle précise concernant le déroulement des assemblées générales, certaines étapes doivent être prises en compte par les coopératives lors de la planification et la tenue de leur assemblée générale.
Préparation de l’assemblée générale d’une coopérative
Évaluation des statuts de la coopérative
Avant que l’assemblée générale puisse être convoquée, il est important de consulter les statuts de la coopérative. En effet, les statuts fournissent généralement des informations sur les règles de convocation de l’assemblée générale et précisent qui peut procéder à la convocation.
Définition de l’ordre du jour
Une fois que les modalités de convocation de l’assemblée générale ont été vérifiées, il est nécessaire de définir l’ordre du jour. Celui-ci devra en effet être transmis aux membres de la coopérative avec la convocation à l’assemblée générale.
Convocation des membres à l’assemblée générale
Tous les membres de la coopérative doivent être convoqués à l’assemblée générale. En règle générale, la convocation est lancée par le conseil d’administration. Néanmoins, il est possible que les statuts permettent au conseil de surveillance ou à d’autres membres de la coopérative de convoquer à l’assemblée générale. La convocation doit être envoyée au moins deux semaines avant la date de l’assemblée générale. Selon les statuts de la coopérative, la convocation peut être envoyée par voie postale ou électronique. En outre, les informations relatives à la convocation à l’assemblée générale peuvent être publiées dans les médias de la coopérative. Dans tous les cas, il est impératif que la convocation soit accompagnée d’un formulaire d’inscription à l’assemblée générale et d’une procuration.
Aménagement des locaux
L’assemblée générale de la coopérative a généralement lieu dans les locaux de la coopérative et certains éléments sont donc à prendre en compte lors de l’aménagement de l’espace. Par exemple, il peut se révéler utile d’avoir un vidéoprojecteur pour la présentation des points à l’ordre du jour, de même qu’un service de restauration et de boissons ainsi que le personnel nécessaire à cet effet.
Création du bulletin de vote pour un vote à l’assemblée générale
Lors de l’assemblée générale, des décisions importantes pour la coopérative sont prises. De plus, l’assemblée générale donne décharge au conseil d’administration ou au conseil de surveillance, elle est responsable des élections du conseil d’administration et décide des comptes annuels.
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Admission à l’assemblée générale
Le jour de l’événement, les membres de la coopérative doivent s’inscrire dûment sur le lieu de l’assemblée et recevront leurs bulletins de vote pour les scrutins de l’assemblée générale. En outre, il est important de vérifier si certains membres ont donné procuration à d’autres ayants droit au vote pour voter en leur nom.
Discussion concernant les points de l’ordre du jour
Avant le début du vote effectif de l’assemblée générale, les points à l'ordre du jour sont discutés et les amendements sont acceptés.
Le vote à l’assemblée générale
Le déroulement du vote à l’assemblée générale est déterminé par les statuts de la coopérative. En effet, les votes peuvent se faire soit par écrit, soit à main levée. Le vote électronique via le Live Voting est également une solution pratique.
Décompte des voix et procès-verbal
Une fois le vote terminé, les bulletins remis sont décomptés et le résultat du vote est annoncé. Par ailleurs, le procès-verbal de l’assemblée générale et du scrutin doit être rédigé.
L’astuce de POLYAS : Permettez également aux membres absents de participer au vote de l’assemblée générale grâce au vote en ligne.
Live Voting : Une marge d’erreur réduite pour vos scrutins
Avec le Live Voting de POLYAS, vous minimisez le risque d’erreur lors du décompte des voix pour les votes de votre coopérative. Combinez le Live Voting avec le vote en ligne et permettez aux membres absents de participer aux scrutins de votre assemblée générale.